Aeres had de ambitie om verder te groeien, maar verschillende werkwijzen tussen locaties maakten samenwerken en opschalen lastig. Samen ontwikkelden we de organisatie met één gezamenlijke werkwijze voor front- en backofficeprocessen. Voor meer verbinding, draagvlak en een solide basis voor de toekomst.
Groene opleider Aeres biedt onderwijs op alle niveaus: van praktijkonderwijs en vmbo tot mbo, hbo en trainingen voor professionals. Met meerdere locaties in Nederland en een sterke focus op leven lang ontwikkelen is de ambitie duidelijk: zoveel mogelijk mensen de kans geven om zich te blijven ontwikkelen en vooroplopen als groene veranderaars.
Om die groei mogelijk te maken, wilde Aeres de werkprocessen binnen de backoffices verder professionaliseren en uniformeren. In de praktijk bleek dat lastig. Iedere locatie had een eigen werkwijze en systemen sloten niet goed op elkaar aan, waardoor samenwerken en opschalen ingewikkeld werd.
De hulpvraag van Aeres was dan ook: hoe komen we tot één gezamenlijke werkwijze als basis om beter samen te werken, op te schalen en meer mensen te kunnen opleiden en ondersteunen in hun ontwikkeling?
Oplossing
Samen werken naar één werkwijze
We startten met het in kaart brengen van de huidige werkwijzen. Door langs de verschillende backoffices te gaan en met alle medewerkers in gesprek te gaan, werd duidelijk hoe er gewerkt werd en waar de verschillen en knelpunten zaten.
Op basis daarvan is samen met medewerkers gewerkt aan de ‘happy flow’, het ideale proces zonder onnodige stappen of verstoringen. In co-creatiesessies is stap voor stap gekeken naar wat nodig is, wat eenvoudiger kan en hoe locaties beter kunnen samenwerken. Zo ontstond een gezamenlijke werkwijze, ontwikkeld met de mensen die er dagelijks mee werken.
De uitkomsten zijn vertaald naar een concreet procesontwerp, dat als basis diende voor de inrichting van het systeem. Doordat medewerkers actief betrokken waren, ontstond draagvlak en bereidheid om volgens de nieuwe werkwijze te gaan werken.
Na het backoffice-traject is dezelfde aanpak ook toegepast op het frontofficeproces. Hierdoor sluiten frontoffice en backoffice beter op elkaar aan en ontstaat er één manier van werken over de verschillende locaties heen.
Je hoeft ons niet op ons woord te geloven
“De flexibiliteit en ook de inhoudelijke kennis en competenties van de mensen bij Wecreate hebben ons hier echt goed bij geholpen. Of het nu ging om het in kaart brengen van de huidige situatie of het samen ontwerpen van de gewenste situatie; er werd goed meegedacht en geschakeld wanneer dat nodig was.”
Hans Thalen
Informatiemanager bij Aeres
Resultaat
Een gezamenlijke werkwijze mét draagvlak
“Wij kwamen globaal gezien vanuit vijf verschillende situaties en werkwijzen,” vertelt Hans Thalen, informatiemanager van Aeres. “Dat maakte samenwerking en uniformiteit behoorlijk uitdagend. Wecreate was in staat om ons hier goed bij te helpen.”
Door medewerkers actief te betrekken bij het ontwerpen van de nieuwe werkwijze ontstond meer verbinding tussen locaties en teams. Hans vertelt: “Wat ik sterk vond, is dat er ruimte bleef om onderweg bij te sturen. Wanneer planning of omstandigheden veranderden, was er voldoende speelruimte om de aanpak aan te passen zonder het gezamenlijke doel uit het oog te verliezen.”
De samenwerking resulteerde uiteindelijk in een gezamenlijke werkwijze die beter aansluit op de ambities van Aeres. Processen sluiten beter op elkaar aan, locaties werken consistenter samen en de implementatie van het nieuwe IT-systeem verliep daardoor soepel. Daarmee is een belangrijke basis gelegd voor verdere groei en ontwikkeling binnen de organisatie.
Neem contact op
Jij ook aan de slag?
Met onze expertise op het gebied van organisatieverandering helpen we bedrijven sturing, overleg en leiderschap beter op elkaar aan te sluiten en kijken we wat er nodig is om verbetering blijvend te maken.
